17. 01. 17
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16. 05. 17
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Entender la gestión documental puede tener un impacto muy positivo en su empresa. Aquí, definiremos las bases sobre que es la gestión documental y el archivo de documentos todo ello pensado en las necesidades de los procesos de las empresas.

Definición de Gestión Documental:

La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso.

GESTIÓN DOCUMENTAL Son las tecnologías y metodologías tendientes a CAPTURAR, ALMACENAR, GESTIONAR, DISTRIBUIR y ARCHIVAR contenido de tipo empresarial.

CAPTURA Básicamente consiste en CAPTURAR contenido en cualquiera de sus formas: Imágenes, video, audio, emails, etc.

En cuanto a la captura de contenido podemos imaginar un PC con un SCANNER Conectado mediante el cual digitalizamos documentos.

Sin embargo, en el momento de capturar imágenes debemos decidir algunas cosas Como : FORMATO , RESOLUCIÓN, TAMAÑO, BLANCO Y NEGRO, COLOR, DIVERS, FUENTE, etc.

FORMATO: Se refiere a cómo necesitamos capturar las imágenes (TIF, PDF, JPG, BMP, PNG, etc.)

Los formatos comúnmente aceptados para el manejo de documentos son o PDF o TIF debido a sus características multi-página osea que es posible tener n páginas en un solo archivo y por la posibilidad de colocar TAGS a estos formatos que permiten identificar información relativa al documento

RESOLUCIÓN: Se refiere a la cantidad de puntos por pulgada que serán usados al momento de la captura. A mayor cantidad de puntos mejor será la calidad de la imagen capturada como también mayor será su tamaño. Una buena resolución recomendada para documentos es 300 puntos por pulgada.

TAMAÑO: Se refiere al tamaño de las páginas a capturar por ejemplo CARTA, OFICIO, A 3 , A4. De acuerdo al tamaño de las páginas a capturar debo seleccionar el escanner que soporte el tamaño requerido. A mayor tamaño de la página mayor será el tamaño del archivo resultante. 

COLOR: Es necesario definir si lo que necesito capturar es en color o blanco y negro debido a que las imágenes color ocuparan mayor espacio de almacenamiento, además esto también repercutirá en el tipo de escáner a seleccionar para el trabajo. 

DRIVER: Es el software especializado de captura que viene con los escáner al momento de adquirirlos, normalmente existen dos tipos de DRIVERS ISIS y TWAIN. Los driver ISIS son para escaners documentales y permiten sacar el máximo desempeño de los mismos y los drivers TW AIN son un poco más sencillos. Dependiendo del tipo de captura a realizar se debe seleccionar un tipo o el otro.

FUENTE: La fuente de la captura puede ser un escáner o un MFP. Los MFP se pueden direccionar a una carpeta de red y desde allí podemos tomar las imágenes para su posterior proceso.

DATOS RELATIVOS A LA CAPTURA

ALMACENAMIENTO

Al capturar documentos es necesario definir donde los vamos a almacenar y podría ser de acuerdo al proyecto en los mismos discos duros de la máquina sobre la que capturo o en un servidor o en la SAN, NAS, etc

Para seleccionar el almacenamiento final deberemos realizar cálculos de acuerdo a la cantidad de documentos a capturar en un periódo, formato de las mismas, tamaño, resolución. Veamos un ejemplo:

Tamaño promedio de una imagen tamaño carta en blanco y negro con una resolución de 300 puntos por pulgada: 50.000 bytes 

De lo anterior si necesitamos calcular un proyecto para 1.000.000 de imágenes en este mismo formato obtendremos: 

1.000.000 X 50.000 = 50.000.000.000 = 50 GigaBytes

GESTIÓN

Existe diferencia entre los documentos que aún se encuentran en gestión (PROCESO) y los documentos que ya finalizaron la gestión y que son para almacenamiento final sin modificaciones. 

En este punto trabajaremos con flujos de trabajo ahora que los documentos sean enrutados automáticamente a cada actividad dentro de la Empresa solicitando automáticamente autorizaciones por ejemplo

DISTRIBUCIÓN

Es el hecho de lograr que el documento llegue a las personas correctas. Los sistemas de gestión documental deben manejar usuarios y grupos de usuarios 

Los cuales tienen acceso o no a ciertos documentos y el sistema deberá controlar que los usuarios no autorizados no puedan ver lo que no deben.

ARCHIVO

Los documentos poseen algo que se llama CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO y esto no es más que las diferentes etapas por las cuales pasa el documento en la Empresa: Se captura, se almacena, se consulta constantemente y se archiva finalmente. Dependiendo del tipo de entidad que utilice el sistema es posible que esta sea regulada por algunas normatividades nacionales o internacionales como: Archivo general de la nación, MOREQ, ISO 15489, etc. El módulo de ARCHIVO permite el cumplimiento de las normatividades, el manejo de tiempos de retención de los documentos, etc.

 

 

16. 04. 27
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INTEGRACIÓN TABLERO INTERACTIVO Y VIDEO CONFERENCIA:

VIDEO CONFERENCIA:

La combinación de pizarra interactiva, videoconferencia, y la informática desde una única pantalla táctil significa que los equipos pueden trabajar juntos de manera productiva cuando necesitan de todo el mundo o al otro lado de la mesa.

La mejor parte de este pizarra interactiva es que no requiere ningún equipo externo o un proyector para funcionar. Todo está incorporado. Grabar, guardar y compartir todas sus sesiones de trabajo sin demora. También puede personalizar la barra de herramientas de pizarra con las herramientas que más utiliza, entre otras funciones:

  • Arrastrar y soltar contenidos digitales para la anotación y la manipulación de la pantalla.
  • Preestablecer preferencias del motor de búsqueda.
  • Convertir instantáneamente notas a mano alzada en el texto.
  • Funcionalidad pizarra progresiva, intuitiva y personalizable de Hitachi StarBoard apoya la forma en que sus equipos a colaborar de forma natural, el intercambio, revise y presente.
  • Grabar, guardar y compartir todas sus sesiones de trabajo sin demora.
  • Personalizar la barra de herramientas de pizarra con las herramientas que más utiliza..
   

OneScreen es Una solución de HUB que se creo para que todos los colaboradores dentro de una reunión o fuera desde cualquier dispositivo o lugar puedan conocer que esta pasando en tiempo real y tomar decisiones.

El Propósito es comunicar, por esta razón nos encargamos de que las vídeo conferencias sean mas reales, participativas e interactivas. Nuestra pantalla multi-touch y el software totalmente interactivo permiten una vídeo conferencia mas participativa en la que todos puedan colaborar.

CARACTERISITCAS:

  • Usa Una Cámara Óptica Full Hd.
  • Pantalla Multi-Touch "Hasta 6 Toques Simultáneos".
  • Trabaja Con Un Multi Teclado Inalámbrico.
  • Funciona Con Una Tableta Inalámbrica.
  • Permite Realizar Web Conference Con Cualquier Sistema.
  • Permite Realizar llamadas Telefónicas.
  • Equipa Un Sistema De Vídeo Conferencia Compatible con Cualquier Protocolo.
  • Permite la Conección De Hasta 99 Personas A Una Vídeo Conferencia.
  • Funciona Bajo Una Plataforma Windows.
  • Permite Ser Usado Con Sistema Android.
  • Permite El Uso De Una Pataforma Pen Touch.