Gestión documental

Entender la gestión documental puede tener un impacto muy positivo en su empresa. Aquí, definiremos las bases sobre que es la gestión documental y el archivo de documentos todo ello pensado en las necesidades de los procesos de las empresas.

¿Qué es gestión documental?

La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso.

• Gestión documental: Son las tecnologías y metodologías tendientes a CAPTURAR, ALMACENAR, GESTIONAR, DISTRIBUIR y ARCHIVAR contenido de tipo empresarial.

• Captura: Básicamente consiste en CAPTURAR contenido en cualquiera de sus formas: Imágenes, video, audio, emails, etc.
  En cuanto a la captura de contenido podemos imaginar un PC con un SCANNER Conectado mediante el cual digitalizamos documentos.
  Sin embargo, en el momento de capturar imágenes debemos decidir algunas cosas Como : FORMATO , RESOLUCIÓN, TAMAÑO, BLANCO Y NEGRO, COLOR, DIVERS, FUENTE, etc.

• Formato: Se refiere a cómo necesitamos capturar las imágenes (TIF, PDF, JPG, BMP, PNG).
  Los formatos comúnmente aceptados para el manejo de documentos son o PDF o TIF debido a sus características multi-página osea que es posible tener n páginas en un solo archivo y por la posibilidad de colocar TAGS a estos formatos que permiten identificar información relativa al documento.

• Resolución: Se refiere a la cantidad de puntos por pulgada que serán usados al momento de la captura. A mayor cantidad de puntos mejor será la calidad de la imagen capturada como también mayor será su tamaño. Una buena resolución recomendada para documentos es 300 puntos por pulgada.

• Tamaño: Se refiere al tamaño de las páginas a capturar por ejemplo CARTA, OFICIO, A 3 , A4. De acuerdo al tamaño de las páginas a capturar debo seleccionar el escanner que soporte el tamaño requerido. A mayor tamaño de la página mayor será el tamaño del archivo resultante.

• Color: Es necesario definir si lo que necesito capturar es en color o blanco y negro debido a que las imágenes color ocuparan mayor espacio de almacenamiento, además esto también repercutirá en el tipo de escáner a seleccionar para el trabajo.

• Driver: Es el software especializado de captura que viene con los escáner al momento de adquirirlos, normalmente existen dos tipos de DRIVERS ISIS y TWAIN. Los driver ISIS son para escaners documentales y permiten sacar el máximo desempeño de los mismos y los drivers TW AIN son un poco más sencillos. Dependiendo del tipo de captura a realizar se debe seleccionar un tipo o el otro.

• Fuente: La fuente de la captura puede ser un escáner o un MFP. Los MFP se pueden direccionar a una carpeta de red y desde allí podemos tomar las imágenes para su posterior proceso.

Datos relativos a la captura

• Almacenamiento: Al capturar documentos es necesario definir donde los vamos a almacenar y podría ser de acuerdo al proyecto en los mismos discos duros de la máquina sobre la que capturo o en un servidor o en la SAN, NAS, etc.
  Para seleccionar el almacenamiento final deberemos realizar cálculos de acuerdo a la cantidad de documentos a capturar en un periódo, formato de las mismas, tamaño, resolución. Veamos un ejemplo:

  • Tamaño promedio de una imagen tamaño carta en blanco y negro con una resolución de 300 puntos por pulgada:
    50.000 bytes.

  • De lo anterior si necesitamos calcular un proyecto para 1.000.000 de imágenes en este mismo formato obtendremos:
    1.000.000 X 50.000 = 50.000.000.000 = 50 GigaBytes.

  

• Gestión: Existe diferencia entre los documentos que aún se encuentran en gestión (PROCESO) y los documentos que ya finalizaron la gestión y que son para almacenamiento final sin modificaciones.
  En este punto trabajaremos con flujos de trabajo ahora que los documentos sean enrutados automáticamente a cada actividad dentro de la Empresa solicitando automáticamente autorizaciones por ejemplo:

  

• Distribución: Es el hecho de lograr que el documento llegue a las personas correctas. Los sistemas de gestión documental deben manejar usuarios y grupos de usuarios.
  Los cuales tienen acceso o no a ciertos documentos y el sistema deberá controlar que los usuarios no autorizados no puedan ver lo que no deben.

  

• Archivo: Los documentos poseen algo que se llama CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO y esto no es más que las diferentes etapas por las cuales pasa el documento en la Empresa: Se captura, se almacena, se consulta constantemente y se archiva finalmente. Dependiendo del tipo de entidad que utilice el sistema es posible que esta sea regulada por algunas normatividades nacionales o internacionales como: Archivo general de la nación, MOREQ, ISO 15489, etc. El módulo de ARCHIVO permite el cumplimiento de las normatividades, el manejo de tiempos de retención de los documentos, etc.